Historia użytkowania i ewidencja
Utrzymywanie spójnej historii przypisania pojazdów to fundament zarządzania flotą. Dzięki niej unikniesz problemów przy ustalaniu sprawców wykroczeń (mandaty potrafią przyjść nawet po roku) i masz pełną kontrolę nad mieniem firmy w trybie online.
Typy przekazań i ich zasady
W systemie możesz:
- wydać pojazd użytkownikowi,
- przyjąć pojazd z powrotem,
- przekazać pojazd bezpośrednio od jednego kierowcy do drugiego.
Wydanie pojazdu można przeprowadzić tylko dla pojazdu, który nie ma przypisanego użytkownika. Podczas wydania można utworzyć protokół przekazania, ale nie jest to obowiązkowe. Wyjątkiem jest samodzielne pobieranie pojazdów przez kierowców, w tym przypadku protokół jest wymagany.
Zwrot pojazdu można wykonać tylko dla pojazdu, który został wcześniej wydany użytkownikowi. Podczas zwrotu można utworzyć protokół przekazania, ale nie jest to obowiązkowe.
Przekazanie pojazdu między kierowcami pozwala przekazać pojazd bezpośrednio kolejnemu kierowcy, bez wcześniejszego zwrócenia go i ponownego pobierania. W aplikacji mobilnej powstaje jeden protokół przekazania, podpisywany przez obu kierowców.
Funkcja jest domyślnie wyłączona. Aby kierowcy mogli z niej korzystać, administrator musi ją wcześniej uruchomić w ustawieniach systemu. Sprawdź, jak włączyć funkcję i przekazać pojazd innemu kierowcy.
Przekazanie pojazdu z pomiędzy kierowcami
Funkcja przekazywania pojazdu pomiędzy kierowcami jest domyślnie wyłączona. Aby z niej korzystać, administrator musi ją wcześniej uruchomić dla wybranego pojazdu.
Aby włączyć funkcję:
W wersji webowej systemu otwórz szczegóły konkretnego pojazdu.
Przejdź do sekcji Formy przekazania.
Zaznacz opcję Przekazanie między kierowcami.
Po jej uruchomieniu kierowca będzie mógł przekazać pojazd bezpośrednio innemu kierowcy w aplikacji mobilnej Navifleet Manager. Sprawdź, jak przekazać pojazd krok po kroku.
Automatyczna historia użytkowania
Niezależnie od tego, czy pojazd jest wydawany, zwracany czy przekazywany bezpośrednio między kierowcami, system automatycznie zapisuje jego historię użytkowania. Dotyczy to zarówno przekazań z protokołem, jak i bez protokołu. Sprawdź, jak wyświetlić historię użytkowania.
Szybki dostęp do protokołów i umów powierzenia
W szczegółach pojazdu, w zakładce Historia użytkowania wyświetlone są okresy użytkowania pojazdu przez poszczególne osoby lub grupy (przeczytaj więcej na temat grup). Jeśli z danym użytkownikiem zostały podpisane dokumenty takie jak protokół przekazania, umowa, regulamin itp., to również z tego miejsca można je wyświetlić.
Aby wyświetlić dokumenty:
Przejdź do zakładki Pojazdy w menu bocznym.
Wybierz pojazd z listy lub wyszukaj go za pomocą wyszukiwarki po prawej stronie.
W szczegółach pojazdu przejdź do zakładki Historia użytkowania.
Na liście zobaczysz szczegółową historię użytkowania wybranego pojazdu.
Kliknij menu rozklikiwalne na końcu danego okresu użytkownia, a następnie wybierz opcję Wyświetl dokumenty z okresu użytkowania.
Przekazanie pojazdu z elektronicznym protokołem
Szczegółową instrukcję jak stworzyć elektroniczny protokół znajdziesz w osobnym artykule: Elektroniczny protokół przekazania. Natomiast lista wszystkich przekazań z wykonanym protokołem znajduje się w menu bocznym Inspekcje w zakładce Protokoły. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Czym są Inspekcje i jaka jest ich rola?
Przekazanie pojazdu bez protokołu
Przekazanie pojazdu (wydanie lub zwrot) można zarejestrować na trzy sposoby: z poziomu listy przekazań, listy pojazdów lub profilu użytkownika.
Przekazanie z poziomu Przekazania pojazdów
Aby wydać lub potwierdzić zwrot pojazdu w zakładce Przekazania pojazdów:
Przejdź do zakładki Przekazania pojazdów w menu bocznym.
Kliknij przycisk Dodaj po prawej stronie.
Wybierz pojazd z listy.
System zaznaczy automatycznie czy to wydanie, czy zwrot pojazdu (zgodnie ze statusem pojazdu).
Kliknij Zapisz.
Przekazanie z poziomu Pojazdy
Aby wydać lub potwierdzić zwrot pojazdu w zakładce Pojazdy:
Przejdź do zakładki Pojazdy w menu bocznym.
Wybierz pojazd z listy lub wyszukaj go za pomocą wyszukiwarki po prawej stronie.
Kliknij w menu rozwijalnym na końcu wiersza.
Wybierz Dodaj przekazania pojazdu.
Kliknij Zapisz.
Przekazanie z poziomu Użytkownicy
Aby wydać lub potwierdzić zwrot pojazdu w zakładce Użytkownicy:
- Przejdź do zakładki Użytkownicy w menu bocznym.
- Wybierz użytkownika z listy lub wyszukaj go za pomocą wyszukiwarki po prawej stronie.
- Wejdź w szczegóły użytkownika klikając imię, nazwisko lub wybierając opcję Szczegóły użytkownika w menu rozwijanym na końcu wiersza.
- W informacjach o użytkowniku przejdź do zakładki Historia użytkownika.
- Kliknij Wydanie lub zwrot pojazdu (po prawej stronie okna).
- Potwierdź dane klikając Zapisz.
