Zakładka Spółki w sekcji Ustawienia menu bocznego umożliwia przypisanie pojazdów do konkretnych spółek w obrębie organizacji. Dzięki temu możesz uporządkować dane flotowe oraz rozdzielić pojazdy zgodnie ze strukturą organizacyjną firmy.
Informacja o przypisanej spółce może być wykorzystywana m.in. podczas przygotowywania dokumentów związanych z użytkowaniem pojazdu, takich jak umowy lub protokoły przekazania.
Dodawanie spółek
Podczas zakładania konta obowiązkowym krokiem jest stworzenie pierwszej organizacji oraz pierwszej spółki w jej obrębie (nie dotyczy sytuacji zaproszenia do istniejącej organizacji).
Jeśli zarządzasz flotą obejmującą pojazdy należące do więcej niż jednej firmy, możesz dodać kolejne spółki:
Przejdź do zakładki Ustawienia w menu bocznym.
Wybierz podmenu Spółki.
Kliknij przycisk Dodaj (w prawym górnym rogu).
Uzupełnij podstawowe informacje.
Zapisz wprowadzone zmiany.
Edycja i usuwanie spółki
Jeśli dane spółki uległy zmianie, możesz je edytować:
Kliknąć nazwę spółki na liście.
Następnie kliknij Edytuj znajdujący się w prawym górnym rogu .
Uwaga:
Usunięcie spółki jest możliwe wyłącznie wtedy, nie są do niej przypisane żadne pojazdy, użytkownicy ani dokumenty.
Rola spółek w procesie z wydawania i zwrotu pojazdów
Głównym benefitem uporządkowania spółek na koncie jest automatyczne wczytywanie danych spółki zarówno na protokoły wydania i zwrotu jak i wszystkie pozostałe dokumenty podpisywane przy przekazaniu pojazdu.
Dane spółki na protokole wczytują się domyślnie i nie trzeba tego konfigurować.
Jeśli chcesz dowiedzieć się jak przygotować szablony dokumentów wymaganych do podpisu, tak aby wyświetlały dane odpowiedniej spółki (np. na umowie powierzenia pojazdu), zapoznaj się z artykułem dotyczącym podpisywania dodatkowych dokumentów podczas wydania pojazdu.
Warto również przeczytać artykuł opisujący dodawanie własnego logo do protokołu przekazania pojazdu.
Rola spółek w zarządzaniu dostępem kierowców do dokumentów
Podział na spółki ułatwia również zarządzanie dokumentami udostępnionymi kierowcom.
Jeśli z jakiegoś powodu procedury postępowania kierowców w jednej spółce różnią się od procedur postępowania w drugiej spółce, to dla każdej spółki możesz wgrać różne pliki. Dzięki temu użytkownicy pojazdów należących do Spółki A zobaczą swoje dokumenty, a użytkownicy pojazdów należących do Spółki B - swoje.
Poza praktycznym aspektem tego podziału jest też aspekt wizualny. Nawet, jeśli treść dokumentów jest wspólna dla wszystkich spółek w grupie, to dla każdej spółki możesz przygotować odrębny dokument zgodny z zasadami komunikacji wizualnej (logotyp, kolory, czcionka, itp.)
Więcej na temat szablonów dokumentów znajduje się w artykule Czym są Szablony wiadomości i jaka jest ich rola?
