Moduł delegacji w aplikacji Navifleet umożliwia rozliczanie delegacji krajowych oraz zagranicznych. Funkcjonalność ta daje użytkownikowi dowolność w zakresie edycji danych potrzebnych do rozliczenia danego wyjazdu służbowego, dzięki czemu delegację można rozliczyć nawet wtedy, gdy w systemie nie ma kompletnych danych lokalizacyjnych. 


Oprócz pełnego rozliczenia delegacji w systemie Navifleet, użytkownik wyeksportować dane do zewnętrznych programów księgowych (np. ENOVA). W systemie na bieżąco tworzona jest lista wszystkich rozliczonych delegacji.

Dodawanie delegacji


Dodawanie delegacji odbywa się poprzez wybranie z menu Narzędzia → Delegacje → Dodaj delegację  



W systemie „Delegacja” jest rozumiana jako wyjazd służbowy konkretnego kierowcy w konkretnym pojeździe. Każda delegacja zawiera unikalny numer nadany przez użytkownika oraz datę wystawienia. 



Obowiązkowe pola, jakie użytkownik musi wypełnić przy dodawaniu delegacji to:

  • Unikalny numer delegacji, po którym łatwo będzie wyszukać konkretny wyjazd.
  • Kierowca (wymaga dodania kierowcy w zakładce Narzędzia → Kierowcy, TUTAJ znajdziesz informację jak to zrobić).
  • Stanowisko pracownika udającego się na delegację.
  • Miejsce docelowe.

  • Okres trwania delegacji, w którym system wyszuka danych lokalizacyjnych.

  • Cel delegacji.

  • Środek lokomocji, czyli numer rejestracyjny pojazdu.


Opcjonalnie użytkownik może dodać zaliczkę gotówkową (wraz z jej walutą), w jaką wyposażył kierowcę. Po uzupełnieniu wszystkich pól i kliknięciu przycisku Zapisz, delegacja będzie widoczna w widoku głównym.



Szablon otrzymuje status Zlecona. Użytkownik może wydrukować polecenie wyjazdu służbowego dla kierowcy, które jest tworzone automatycznie na podstawie informacji wprowadzonych przez użytkownika. Polecenie wyjazdu służbowego można również wyeksportować do pliku PDF.


Zatwierdzanie i rozliczanie delegacji

Po powrocie kierowcy, użytkownik może otworzyć podgląd wystawionego wcześniej szablonu delegacji i sprawdzić, czy żadne z podanych informacji nie uległy zmianie. W razie potrzeby system umożliwia edycję dowolnego pola. Jeśli od wypisania szablonu delegacji nic się nie zmieniło, użytkownik może zaakceptować szablon delegacji, na podstawie którego zostanie obliczona należność dla kierowcy. 

System po zatwierdzeniu delegacji przez użytkownika oblicza przebieg wyjazdu służbowego. Status delegacji zostanie zmieniony na Zakończona.


Klikając przycisk Rozlicz (po prawej stronie wiersza), przechodzimy do szczegółowego formularza zawierającego przebieg delegacji i formularz rozliczenia kosztów. Również na tym etapie użytkownik może edytować dane.



Kluczowe informacje dla rozliczenia kosztów to:

  • Data i godzina wyjazdu.
  • Data i godzina powrotu.
  • Data i godzina wyjazdu z kraju.
  • Data i godzina powrotu do kraju.

Są one określane automatycznie, na podstawie historii trasy pojazdu. Ich podsumowaniem jest czas trwania części krajowej i zagranicznej delegacji. Ponadto użytkownik może określić koszty obejmujące diety, noclegi lub inne wydatki. Po kliknięciu przycisku Zapisz otrzymamy PDF z końcowym rozliczeniem delegacji.


Formularz rozliczania części zagranicznej delegacji jest przystosowany do obsługi jednej waluty. Jeśli kierowca podróżował po różnych krajach, w oknie szczegółów diet bądź noclegów wyświetlone zostaną wartości z walutami odpowiednimi dla danego kraju. W podsumowaniu jednak przeliczone zostaną tylko kwoty odpowiadające jednej, wybranej walucie (domyślnie - EURO). Pozostałe kwoty należy przeliczyć ręcznie.  


Rozliczenie delegacji odbywa się zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. Użytkownik może rozliczyć delegację w oparciu o kraj pobytu, kraj docelowy lub według własnej stawki diety. System posiada informacje o aktualnych stawkach diet i ryczałtów za nocleg w każdym z państw zgodnie z rozporządzeniem.

Eksport delegacji do programów księgowych

System umożliwia wyeksportowanie delegacji do programu księgowego w formie pliku XML stworzonego w oparciu o dokumentację producenta oprogramowania księgowego.


Możemy to zrobić wybierając ikonę po prawej stronie wiersza.