Czym jest moduł zdalnego odczytu?

Moduł zdalnego odczytu kart kierowców oraz pamięci wewnętrznej tachografu umożliwia automatyczne pobieranie oraz archiwizowanie danych.


Do czego służą te dane?

  • analiza wykroczeń drogowych, 
  • obliczanie wynagrodzeń za pracę kierowców. 

Wynagrodzenie zazwyczaj wypłaca się do dziesiątego dnia kolejnego miesiąca, dlatego ważne jest, aby dane z poprzedniego miesiąca zostały pobrane przed tym terminem. 


Jak działa system Navifleet? 

System Navifleet opiera się na dynamicznym harmonogramie pobierania plików: 

  • od pierwszego dnia miesiąca system automatycznie próbuje pobrać dane, 
  • gdy karta kierowcy jest w tachografie i możliwy jest odczyt, dane są pobierane automatycznie, 
  • gdy kierowcy wyruszą w trasę, system samodzielnie pobierze dane zarówno z kart kierowców, jak i z pamięci tachografów, co ma szczególne znaczenie w przypadku dużej floty.

Dzięki temu szybko uzyskujemy kompletne dane za poprzedni miesiąc, które można przekazać do biura rozliczeniowego lub wykorzystać samodzielnie.


Ręczne dodanie zlecenia odczytu (poza harmonogramem)

Chociaż moduł działa automatycznie, możesz samodzielnie zainicjować odczyt danych w nagłych sytuacjach - zarówno indywidualnie, jak i zbiorczo.

Aby to zrobić: 

  1. Przejdź do listy kierowców lub pojazdów. 
  2. Zaznacz jednego lub kilku kierowców/pojazdy na liście. 
  3. Kliknij przycisk Zleć odczyt znajdujący się nad tabelą. 

Po dodaniu zlecenia system będzie oczekiwać na spełnienie warunków potrzebnych do zdalnego odczytu.



Zdjęcie 1. Widok funkcji Zleć odczyt w zakładce Kierowcy modułu Tachograf.


Dodatkowe możliwości zarządzania odczytami

Oprócz standardowego zlecania odczytów z poziomu list kierowców i pojazdów, możesz także zarządzać wszystkimi plikami i danymi w zakładce Pliki, gdzie znajdują się również dane kierowców, którzy zostali usunięci z systemu, ale których pliki są wciąż dostępne i mogą być pobierane lub wysyłane.


Zdjęcie 2. Widok zakładki Pliki modułu Tachograf.


Wysyłka danych e-mailem 

Pobrane pliki są automatycznie przypisywane do odpowiedniego kierowcy lub pojazdu i z przechowywane na serwerze. Możesz je pobrać w każdej chwili. Aby przesłać je e-mailem (np. do biura rozliczeń), kliknij Wyślij na e-mail i wpisz docelowy adres. 



Zdjęcie 3. Widok funkcji Wyślij na e-mail w zakładce Kierowcy modułu Tachograf.


Cały proces można zautomatyzować - pliki będą wtedy trafiać na wskazane adresy bez Twojej ingerencji. Instrukcję automatyzacji znajdziesz tutaj. 


Filtry 

Aby szybciej dotrzeć do potrzebnych informacji, możesz użyć filtrów dostępnych w górnej części listy kierowców lub pojazdów. Dzięki nim łatwo zawęzisz widok do konkretnych przypadków - takich jak pobrania w bieżącym miesiącu czy brak odczytów.



Zdjęcie 4. Widok dostępnych filtrów w zakładce Kierowcy modułu Tachograf.


Dostępne filtry: 

  • Pokaż niepobrane 
  • Filtruj kierowców według odczytów: Wszystkie, Bieżący miesiąc, Brak odczytu w bieżącym miesiącu, Przekroczone 28 dni 
  • Ogranicz ilość plików: Najnowszy plik, Do miesiąca wstecz, Ostatnie 7 dni, Do 2 mc wstecz, Do 3 mc wstecz, Wszystkie (18 mc) 
  • Wyszukiwarka 


Pobieranie jeszcze nie pobranych plików 

Opcja Pokaż niepobrane umożliwia szybkie wybranie kierowców lub pojazdów, dla których pojawiły się nowe pliki do pobrania od czasu ostatniego odczytu. Dzięki temu możesz jednym kliknięciem ograniczyć listę do tylko tych jednostek, dla których system zarejestrował nowe dane. 


Funkcja działa w taki sam sposób zarówno dla kierowców, jak i pojazdów.



Zdjęcie 5. Widok funkcji Pokaż niepobrane w zakładce Kierowcy modułu Tachograf.



Zdjęcie 6. Widok funkcji Pokaż niepobrane w zakładce Pojazdy modułu Tachograf.


Filtruj kierowców według odczytów: 

  • Wszystkie – pokazuje wszystkich kierowców, niezależnie od tego, kiedy został wykonany ostatni odczyt danych z karty lub tachografu. Dzięki temu możesz szybko sprawdzić ogólną listę kierowców w systemie oraz zweryfikować, dla których z nich odczyty zostały już wykonane, a dla których jeszcze nie. 
  • Bieżący miesiąc – pokazuje kierowców, dla których system wykonał już odczyt w bieżącym miesiącu. Jeśli pliki zostały pobrane np. w lutym, oznacza to, że dane za styczeń są kompletne i gotowe do przekazania do biura rozliczeń.
Jeśli chcesz rozliczyć styczeń, sprawdź w lutym, którzy kierowcy mają już wykonany odczyt – tylko wtedy masz pewność, że dane są pełne. Takie dane możesz bezpiecznie przekazać do biura rozliczeń – odczyt wykonany w bieżącym miesiącu oznacza, że wszystkie informacje o czasie pracy za miesiąc poprzedni są już dostępne i kompletne. 
  • Brak odczytu w bieżącym miesiącu - pokazuje kierowców, dla których nie wykonano jeszcze odczytu w bieżącym miesiącu. Może to oznaczać, że dane za poprzedni miesiąc są niepełne, np. gdy kierowca był na długiej pauzie podczas zmiany miesiąca.
  • Przekroczone 28 dni – pokazuje kierowców, od których ostatnie dane pobrano ponad 28 dni temu. Choć limit prawny na odczyt danych może być dłuższy, ten uproszczony filtr pozwala szybko zidentyfikować potencjalne braki. 


Ogranicz ilość plików: 

  • Najnowszy plik – pokazuje wyłącznie najnowszy plik odczytu dla danego kierowcy lub pojazdu. 
  • Do miesiąca wstecz – pokazuje pliki odczytu z ostatniego miesiąca, licząc wstecz od dnia bieżącego. Umożliwia sprawdzenie, którzy kierowcy lub pojazdy mieli wykonany odczyt w ostatnich 30–31 dniach. 
  • Ostatnie 7 dni – pokazuje wyłącznie pliki pobrane w ciągu ostatnich 7 dni. 
  • Do 2 mc wstecz – pokazuje pliki z ostatnich dwóch miesięcy, licząc od dnia dzisiejszego. Dzięki temu masz szerszy zakres danych, ale nadal ograniczony do nowszych odczytów – np. gdy chcesz przeanalizować dane za bieżący i poprzedni miesiąc. 
  • Do 3 mc wstecz – pokazuje wszystkie pliki odczytane w ciągu ostatnich trzech miesięcy. 
  • Wszystkie (18 mc) – pokazuje wszystkie dostępne pliki z ostatnich 18 miesięcy. To najszerszy możliwy zakres, który pozwala wrócić do danych archiwalnych, np. w celu uzupełnienia rozliczeń, przeprowadzenia kontroli lub analizy długoterminowej. 


Potrzebujesz danych za konkretny okres? 

Jeśli interesuje Cię dokładny zakres dat – np. od 01.01 do 31.01 – możesz skorzystać z filtra dat dostępnego w zakładce Pliki. Dzięki temu łatwo wyświetlisz tylko te pliki, które odpowiadają wskazanemu przedziałowi czasu.



Zdjęcie 7. Widok filtra dat dostępnego w zakładce Pliki modułu Tachograf.


Wyszukiwarka 

Dodatkowo możesz użyć wyszukiwarki, aby szybko odnaleźć konkretnego kierowcę lub pojazd na liście – niezależnie od zastosowanych filtrów.


Kontrola statusu pobierania 

W kolumnie Status odczytu prezentowany jest aktualny stan pobierania danych - możesz tu sprawdzić, czy dane zostały pobrane poprawnie. W przypadku problemów system wyświetli szczegółowy komunikat diagnostyczny, oznaczony ikoną pytajnika. Po kliknięciu tej ikony zostanie wyświetlona przyczyna błędu, np.: “Stacyjka w pojeździe nie jest włączona”.


Zdjęcie 8. Widok kolumny Status odczytu w zakładce Kierowcy modułu Tachograf.


Analiza statusu pozwala szybko zidentyfikować przyczynę niepowodzenia i podjąć odpowiednie działania – np. skontaktować się z kierowcą.


Zgodność z przepisami

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi tachografów cyfrowych: 

  • Dane z kart kierowców należy pobierać co najmniej raz na 28 dni. 
  • Dane z pamięci tachografu należy pobierać co najmniej raz na 90 dni. 

W systemie Navifleet informacje o terminach pobrań dostępne są w kolumnie Ostatni odczyt, w której wyświetlana jest data ostatniego odczytu oraz liczba dni, które upłynęły od tego momentu. 



Zdjęcie 9. Widok kolumny Ostatni odczyt w zakładce Kierowcy modułu Tachograf.


Kolumna ta zawiera: 

  • datę i godzinę ostatniego odczytu, 
  • liczbę dni, które upłynęły od tego momentu.


Wyjaśnienie oznaczeń kolorystycznych

Aby ułatwić kontrolę zgodności z przepisami, system stosuje kolorystyczne oznaczenia: 

  • Kolor żółty = zbliżający się termin. Do ustawowego limitu pozostało 7 dni lub mniej. 
  • Kolor czerwony = przekroczony termin. Odczyt powinien zostać wykonany wcześniej. 


Regularne sprawdzanie kolumny Ostatni odczyt pomaga uniknąć kar administracyjnych za nieprzestrzeganie obowiązku odczytu danych.


Czas przechowywania danych 

Pobrane dane są przechowywane w systemie przez 18 miesięcy od momentu ich pobrania. Po upływie tego okresu pliki są automatycznie usuwane i nie ma możliwości ich odzyskania.


Wymagania do zdalnego odczytu tachografu 

Czynności jednorazowe 

  • Funkcja zdalnego odczytu w tachografie musi być włączona (instrukcja konfiguracji dostępna tutaj). 

Czynności przy każdym pobieraniu danych 

  1. Tachograf musi być aktywny – jeśli jest w trybie uśpienia, należy włączyć zapłon. 
  2. Karta kierowcy musi znajdować się w tachografie. 
  3. W momencie pobierania danych w tachografie może znajdować się wyłącznie karta kierowcy, inne karty (kontrolne, warsztatowe i przedsiębiorstwa) nie mogą być włożone. 
  4. Czytnik z kartą przedsiębiorstwa musi być podłączony do komputera, na którym działa aplikacja TachoReader.